أولًا: ممثل الجهة التدريبية
تُجمع بيانات ممثل الجهة (الاسم، المسمى الوظيفي، بيانات التواصل، بيانات الجهة) بغرض التنسيق الإداري لبرنامج التدريب فقط.
يحتفظ النظام بسجلات المراسلات والتقييمات الصادرة عن الممثل طوال مدة البرنامج وفترة إضافية لأغراض التوثيق الأكاديمي.
يحق لممثل الجهة الاطلاع على بياناته المسجلة لدى الجامعة وطلب تصحيحها.
تلتزم الجهة بسرية أي بيانات شخصية للمتدرب يتم الاطلاع عليها أثناء التنسيق، وعدم استخدامها خارج نطاق التدريب.
ثانيًا: المشرف الميداني
تُجمع بيانات المشرف الميداني (الاسم، بيانات التواصل، سجل الإشراف) بغرض ربطه بملف المتدرب داخل النظام.
تُستخدم تقييمات المشرف وملاحظاته كجزء من الملف الأكاديمي للمتدرب، ويطلع عليها المشرف الأكاديمي ومنسق الكلية.
لا تُنشر بيانات المشرف أو ملاحظاته الشخصية علنًا، وتُستخدم لأغراض التقييم والتوثيق الأكاديمي.
يلتزم المشرف بعدم مشاركة أي معلومات شخصية عن المتدرب (كالحالة الصحية أو الظروف الأسرية) خارج نطاق ما هو ضروري للتنسيق مع الجامعة.
ثالثًا: المشرف الأكاديمي
تُستخدم بيانات المشرف الأكاديمي (الاسم، القسم، بيانات التواصل، عدد المتدربين تحت إشرافه) لأغراض تنظيمية داخل الجامعة فقط.
تُحفظ التقارير والتقييمات الصادرة عنه ضمن السجل الأكاديمي للمتدرب، ويُتاح الاطلاع عليها لمنسق الكلية والجهات الأكاديمية المخوّلة فقط.
يلتزم بعدم مشاركة بيانات المتدربين أو الجهات التدريبية مع أي طرف خارج الجامعة دون إذن رسمي.
رابعًا: منسق الكلية
يُعد منسق الكلية الجهة المسؤولة عن مركزية بيانات برنامج التدريب داخل الكلية (بيانات الطلاب، الجهات، المشرفين).
تُستخدم البيانات المجمعة لأغراض التنظيم والمتابعة والتقييم الأكاديمي فقط، ولا تُشارك مع جهات خارج الجامعة إلا بموافقة رسمية أو بمقتضى نظام.
يلتزم بتطبيق ضوابط وصول صارمة، بحيث لا يطّلع كل طرف إلا على البيانات المتعلقة بدوره.
يحق لأي طرف التواصل مع منسق الكلية للاستفسار عن بياناته المسجلة أو طلب تصحيحها.